タイムズモビリティ株式会社
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グループ会社のシナジーを活かしてPMSを運用 Pマーク継続維持が従業員の指針に
年々需要が高まっているモビリティサービス。「タイムズモビリティ株式会社」は、カーシェアリングサービス、レンタカーサービスなどのモビリティ事業を展開。カーシェアリングサービス「タイムズカー」は、日本でトップシェアを誇り、独自のシステム開発や全国展開するネットワークの強みを生かした充実したサービスを展開しています。全国に点在する営業所でサービス対応にあたる多くの従業員を有しながら、右肩上がりに増える会員数に伴い増加する個人情報を、いかにして管理しPMS運用を行っているのか、お話いただきました。
お話を伺ったビジネス企画本部 運営管理部 次長 内田 修平様（写真左）、同部 ガバナンスグループ アシスタントマネージャー 前西 新様（写真右）。
会社概要
- タイムズモビリティ株式会社
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本社の所在地：東京都品川区西五反田2丁目20番4号
1965（昭和40）年11月創業／社員数1,105名（2023年10月31日時点）
カーシェアリングサービス「タイムズカー」と、レンタカーサービス「タイムズカーレンタル」を中心に、中古車販売も行う。「タイムズカー」の会員数は全国で約259万6千人（2024年2月現在）となる。
取り扱う個人情報
- モビリティサービス各種利用者の情報
- 取引企業、提携事業者および自社従業員の情報など
- Pマーク付与…2021年8月17日、登録番号…10790041(01)
- PMS運用事務局…ビジネス企画本部 運営管理部
インタビュー
事業合併を機に、より高い信頼性の獲得を目指して
2021年にPマークを取得されました。御社が取得に至った背景を伺えますでしょうか？
内田：2009年にパーク２４株式会社が株式会社マツダレンタカーをグループ化し、パーク２４グループとしてモビリティ事業を開始しました。当初、カーシェアリングサービスは、車両の貸出し場所となる時間貸駐車場を有する優位性を活かすため、グループ会社で駐車場事業を展開するタイムズ２４株式会社が運営し、レンタカーサービスはタイムズモビリティネットワークス株式会社（現タイムズモビリティ株式会社）が運営していました。その後、レンタカーとカーシェアリングを融合した新しいモビリティサービスを展開するため、2019年11月にタイムズモビリティ株式会社にモビリティ事業を集約しました。
会員サービスを拡大させていくにあたり、ご利用者様や関連する契約者の皆様、ステークホルダーの皆様に安心していただくため、情報管理を強化し、個人情報に関する適切な管理体制を分かりやすい形で提示するという意図がありました。
さらに、先に取得しているグループ会社※と足並みを揃えることによりグループサービス全体への安心感にもつながることから、2019年からPマーク取得に向けて動き出しました。
現在、Pマークをどのようにご活用いただいていますか？
内田：全従業員に個人情報の取り扱いの重要性を伝えるため、社内研修等でPマークの概要、当社が取得している目的等を説明しています。弊社従業員の名刺にはPマークを表示していますが、その意味をしっかり理解してもらうことにより、日々の業務の中でお客様の個人情報を守らなければならないという意識と社会的な責任の重さを訴えることができ効果的です。
また、Pマークは取得以降も継続維持していく必要があり、その重要性を研修内容に組み込むことで、社内研修の流れが作りやすくなりました。個人情報の事故を起こせば、Pマークが取消しになることもあり、社会的な信頼を失うリスクに繋がるということが社員に浸透してきています。
事業拡大の後押しに
Pマークの取得で、どのような効果やメリットがあったでしょうか？
内田：個人情報保護を社内に啓発していく立場からすると、従業員の意識は明らかに高まってきたという実感があります。しっかりと個人情報保護に気を配り、危機意識を持って業務にあたってくれています。
また近年は、弊社サービスの導入を検討されている法人のお客様から、個人情報の管理体制やその内容を聞かれる機会が増えました。入会前に個人情報の取扱いに関するチェックシートの提出を求められるケースも少なくありません。とくに大手企業様との取引では、Pマーク付与事業者である信頼性が後押しになり、入会を前向きに検討していただいていると実感する機会も多々あります。官公庁や自治体との取引においても情報管理体制の整備状況が条件となるケースがありますので、Pマーク取得が後押しになっていると考えています。
御社ならではのPMS運用や、取り組みについて伺えますでしょうか。
前西：親会社であるパーク２４の法務コンプライアンス本部が、グループのコンプライアンス全般を統括しています。大きな方針や指針のほか、研修資料やテストの内容の監修、委員会の実施などはパーク２４が主導して行っており、グループ会社はそれぞれの事業の特性や実態に合わせて実運用をしています。
私たちもその方針に基づき、社内研修ではイントラ端末を使った研修や、eラーニングなどを実施していますが、Pマーク取得前はエリアごとに個人情報の運用方法を試行錯誤して構築してきた背景がありますので、それぞれの運用方法や考えを考慮し、統一しながら親会社と連携を図りつつカスタマイズしている点は、弊社ならではの取組みといえるのではないでしょうか。
なお弊社には、カーシェアリング車両の配車を行う営業所やレンタカーの店舗などに所属するアルバイトスタッフが約3,000人います。社会人経験が浅いスタッフも含め、全ての従業員に、個人情報保護・管理の重要性をいかに意識付けしていくかが課題であり、私と内田が日々頭を悩ませているところです。
アルバイトスタッフへの教育は、具体的にどのようにされているでしょうか？
前西：弊社にはサービスのご利用者様の個人情報を管理する社内システムがあり、そのシステムへのアクセス権限はかなり細かく設定しています。業務において必要ないのであれば、個人情報には触れさせない方がいいことは間違いありません。個人情報へのアクセスは必要最低限とする管理体制を整えています。
ヒューマンエラーをなくすことが理想ではありますが、いくら注意喚起してもゼロにすることは難しいと思いますので、前提として私たちが仕組みやシステムで制御した上で、システム上の管理では難しい対応をどのように従業員に意識付けしていくか、という2段階で行っています。意識付けについては、私たちが現場の責任者に対して認識の強化に注力した後、業務を通じて上長からアルバイトスタッフに落とし込んでいくという流れです。
また個人情報に関する注意点を記載したマニュアルをアルバイトスタッフも閲覧できるように、イントラネットに掲載しています。
パーク２４グループでは、ニュースに取り上げられた話題もイントラネットにあげて、注意喚起します。ただし、そのトピックスが、各店舗の業務にリンクする内容とは限りません。自分には関係ないことと捉えられないように、それぞれの業務に照らし合わせた形にカスタマイズするなど工夫しています。
堅牢な管理体制をより高め、更新していく
今後の取り組みについて、お伺いできますでしょうか。
前西：常に新しいことにチャレンジしていく社風ですので、業務内容が日々変化していきます。そうした変化に耐えうるように、権限の見直しやメンテナンスは随時行っています。ただし従業員がアクセスできる情報は必要最低限という点は、一貫しています。
まずはそうしたシステムの見直しを随時行い、ヒューマンエラーを極力なくすために、マニュアルや研修内容、ガイドラインを見直しながら、未然にトラブルを防止できる環境整備を徹底していこうと考えています。
最後にプライバシーマーク制度へのご要望を伺えますでしょうか。
内田：Pマークを載せた名刺を持って商談に臨むと、取引先様に安心感を持っていただいていると実感しますし、アライアンスも実現できていると感じています。今以上にPマークを持っている事業者は安心であるという信頼感を、世間一般の方々にも広く周知していただけると、私たちの事業においても今以上のメリットが感じられると思います。
※Pマーク取得しているグループ会社：パーク２４株式会社、タイムズ２４株式会社、タイムズコミュニケーション株式会社、タイムズサービス株式会社、パーク２４ビジネスサポート株式会社
