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申請手続き

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更新手続き

1.更新申請受付期間および費用

(1)更新申請受付期間

プライバシーマーク付与の有効期間の満了の8か月前の日から4か月前の日までです。
有効期間については、交付したお手元のプライバシーマーク登録証を確認してください。

(例-1)

有効期間の満了日:平成29(2017)年8月1日 の場合
更新申請受付期間:平成28(2016)年12月2日 ~ 平成29(2017)年4月1日

ただし、上記の原則に沿って確定した更新申請受付期間の最終日が、審査機関の休業日(土曜日、日曜日、祝祭日等)に当たる場合、直後の営業日まで延長して受付けます。

(例-2)

更新申請受付期間の最終日:平成29年8月5日(土曜日)の場合
更新申請受付最終日:平成29年8月7日(月曜日)

(2)更新に要する費用

料金については、「費用」を参照してください。

費用

2.更新申請先

プライバシーマーク付与適格決定を受けた審査機関(JIPDECを含む)に申請書類を提出してください。
各審査機関の「プライバシーマーク付与適格性審査に関する約款」をあらかじめご確認ください。

プライバシーマーク指定審査機関一覧

なお、地域区分の審査機関の指定により、当該地域に登記上の本社が所在する事業者の場合には、現付与適格決定を受けた審査機関及び当該地域対応の審査機関に申請することができます。
ただし、審査機関の会員となっている事業者の場合には、更新時にも引き続き当該審査機関に申請することを原則とします。退会等によりこの原則によらない場合は、予め現付与適格決定を受けた審査機関にご相談の上対応いただきますようお願いします。

3.申請書類の作成

1JIPDEC以外の審査機関に申請する場合

JIPDEC以外の18審査機関での申請様式につきましては、各審査機関のホームページでご確認・ご照会いただきますようお願い申し上げます。

プライバシーマーク指定審査機関一覧

2JIPDECに申請する場合

旧申請様式での受け付けは終了しました。

更新申請に必要な申請書類は、下記の通りです。

更新申請書類一式 (各種様式DLページへ)

各申請様式の記入事例 (各種様式DLページへ)

モデルスケジュール

更新申請書類一覧(平成29年4月1日より受付開始)
必ずご提出いただく書類
No. 申請書類
0 【申請様式0更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表
1 【申請様式1更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請書(代表者印の捺印必須)
2 【申請様式2更新】事業者概要
3 【申請様式3更新】個人情報を取扱う業務の概要
4 【申請様式4更新】すべての事業所の所在地及び業務内容
5 【申請様式5更新】個人情報保護体制
6 【申請様式6更新】個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧または代用資料
7 【申請様式7更新】JIS Q 15001:2006要求事項との対応表または代用資料
8 【申請様式8更新】教育実施サマリー(全ての従業者に実施した教育実施状況)
9 【申請様式9更新】監査実施サマリー(全ての部門に実施した監査実施状況)
10 【申請様式10更新】事業者の代表者による見直し実施サマリー
11 【申請様式11更新】前回適格決定時から変更のあった事業の報告
12 登記事項証明書(「履歴事項全部証明書」または「現在事項全部証明書」)等申請事業者(法人)の実在を証す公的文書(申請の日前3か月以内の発行文書。写し不可。)
13 定款、その他これに準ずる規程類の写し
14 最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式の写し(【申請様式6更新】、及び【申請様式7更新】に記載の内部規程・様式の全て。なお、様式は未記入で空欄のままの見本。)
15 参照すべき法令、国が定める指針その他の規範の特定一覧表、いわゆる「法規制管理台帳」の写し
16 個人情報を特定した台帳、いわゆる「個人情報管理台帳」の運用記録(様式ではない)の冒頭1ページの写し
17 上記16に対応する、いわゆる「リスク分析結果」の写し
該当する場合にご提出いただく書類
No. 申請書類
18 変更報告書(前回の付与適格決定後に「事業者名、本店所在地、代表者」に変更があったが変更報告書を提出していない場合は必須)
19 探偵業に係る誓約書(「探偵業」を事業として行う場合にはJIS Q 15001:2006要求事項に適合した個人情報の取扱いを行う旨の誓約書の提出が必須) ※注1
任意でご提出いただく書類
No. 申請書類
20 教育を実施したことが確認可能な記録一式(「教育計画書」「教育実施報告書」等の運用記録や教材の写し、「理解度確認テスト」等の雛形) ※注2 ※注3
21 監査を実施したことが確認可能な記録一式(「監査計画書」「監査実施報告書」「監査チェックリスト」等の写し) ※注2 ※注3
22 代表者による見直しを実施したことが確認可能な記録一式(「マネジメントレビュー議事録」の写し) ※注2
23 会社パンフレット等
  • 注1:様式例は以下をご参照ください。
    探偵業に係る誓約書(252KB)
  • 注2:これらの書類を事前に提出していただいた場合、現地審査当日の審査がより効率・効果的なものとなり、審査の所要時間の短縮化につながります。
  • 注3:教育や監査の記録については、実施したことが確認できればよく、それぞれ数ページ分の写しを提出してください(全ての写しを提出していただく必要はありません。)。
提出に関する注意
  • 各実施状況サマリー(申請様式8更新~申請様式10更新)は現付与期間開始日より、更新申請提出までが対象です。
  • 一旦受領した申請書類は原則、返却いたしませんので、記録類は原本ではなくコピーを提出してください。
  • 紙媒体により提出してください。電子媒体は不要です。
  • 申請後、申請書類の内容に変更があった場合は、「申請事項の変更手続き」に基づいて報告してください。
    申請事項の変更手続き
  • 【申請様式1更新】の住所欄には、登記事項証明書に記載された本店所在地を記入ください。
  • 「プライバシーマーク付与適格性審査に関する約款」を確認のうえ、下記宛先へ送付してください(送付の際は配達記録が残るもの(書留、宅配便等)を利用してください)。
    平日9時~12時、13時~17時の時間帯に持参でも受け付けますが、送付された事業者様との差異を生じさせないため、書類受取りのみとさせていただきます。
    プライバシーマーク付与適格性審査に関する標準約款(148KB)
  • 申請書類一覧に記載の順序に並べて提出していただければ、ファイル綴じ等の指定はありません。
  • プライバシーマーク制度では、JIS第一・第二水準以外の文字が使用されている場合、該当する文字をJIS第一・第二水準の文字に縮退して管理・運用します。
JIPDEC宛の申請書類送付先

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
プライバシーマーク推進センター 審査担当
〒106-0032
東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル 11階
電話:03-5860-7568/FAX:03-5573-0563

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