サービスのご案内

TOP > サービスのご案内 > 普及広報 > 付与事業者インタビュー > 生活協同組合連合会大学生協事業連合

生活協同組合連合会大学生協事業連合

2019年3月18日掲載

事業連合の合併にあたってPMSの規程を統一
6地域一丸となった取組みでさらなる信頼の獲得へ

お話を伺った理事会室室長 関口様(写真右)、理事会室CSR推進課 神子様(写真左)。


大学生協事業連合は1969年に生活協同組合(生協)における初の事業連合組織、「大学生協東京事業連合」として活動を開始しました。個人情報保護法が全面施行された直後の2006年にPマークを取得して以来、各大学生協および生協に加入している組合員からの信頼を確かなものにしています。2018年には6つの地域の事業連合が合併し、「大学生協事業連合」に組織を変更。PMS運用においても、地域同士の垣根を越えた新たな取組みをスタートさせています。

お話を伺った理事会室室長 関口様(写真右)、理事会室CSR推進課 神子様(写真左)。

会社概要

生活協同組合連合会大学生協事業連合

本社の所在地:東京都杉並区和田3-30-22
1969(昭和44)年設立/従業員数642名(2019年1月末時点)
191の大学生協と業務委託契約を結び、商品の調達や仕入れ、物流の構築など店舗や食堂の運営に必要な業務を受託している。ほかにも総務・経理システムの設計や運用、人事労務関係の法的な対応など、各大学生協を全面的にサポートしている。北海道・東北・東京・東海・関西北陸・九州の地域ごとに存在した事業連合が、2018年11月に東京事業連合を存続法人として合併し、「大学生協事業連合」として新たに発足した。

取り扱う個人情報

  • 取引先や自社従業員の情報
  • 各大学生協からの受託で取り扱う組合員(大学生協に加入している学生、教職員等)の情報など
  • Pマーク付与…2006年12月、登録番号…10540060(06)
  • PMS運用事務局…理事会室

インタビュー

保護者の声で、Pマーク取得のメリットを再認識

理事会室室長 関口様にお伺いします。Pマークの取得をめざしたきっかけは何ですか?
お話を伺った、理事会室室長 関口様。

私たち大学生協事業連合は、大学生協の組合員情報という非常に規模の大きい個人情報の保護・管理の役割を担っています。そのうえで、大切なパートナーである各大学生協との信頼関係の構築のため、というのが取得を目指した一番のきっかけです。個人情報保護法の制定もあり、時代の流れを考えても、今後個人情報を取り扱う側の責任はさらに重要視されるだろうと感じていましたし、Web事業の拡大によって取り扱う情報量もさらに増えていくことが予想されたため、取得を決めました。

取得後、組織内外でどのような変化がありましたか?

印象的だったのは、生協に加入された学生の保護者の方からの反応です。加入者の個人情報を取得する窓口は各大学生協であるため、私たち事業連合は学生や保護者の方と直接接する機会は少ないのですが、まれに新規加入にあたって保護者の方から問い合わせをいただくことがあります。その際「個人情報を管理する事業連合がPマークを取得されているのは安心です」といったご意見をいただいたことがありました。お勤め先の企業がPマークを取得されているなど、保護者の方々の個人情報保護に対する関心が高いことは感じていましたが、このようなご意見をいただいたことによって、Pマークが信頼向上のための一つの証であることをより実感することができました。

組織内ではもともと情報管理に対する職員の意識は高かったと思いますが、取得後は、個人情報以外の情報も適切に取り扱わなくてはならないといったように、情報管理に対する意識の範囲が広がったように感じました。デスク周りを整理整頓する習慣がついたり、書類のチェック等で誤りに早い段階で気づくことができるようになったりと、業務の質も全体的に向上したように感じます。

地域同士の連携を深め、全体的なレベルアップを目指す

理事会室CSR推進課 神子様にお伺いします。6地域の事業連合が合併された際は、PMS規程の統一にあたりどのような取組みをされたのでしょうか。
お話を伺った、理事会室CSR推進課 神子様。

2018年11月に、北海道・東北・東京・東海・関西北陸・九州の6地域の事業連合が合併し、新たに「大学生協事業連合」として発足しました。Pマークを取得していたのは東京事業連合のみでしたので、合併後もPMSを維持していけるよう、北海道から九州まで各地域を訪問して実際に現場を見たり、担当者から話を聞いたりしたうえで、全地域に適用する共通水準としてのPMSの規程を策定していきました。

合併後の新たな取組みとしては、セキュリティに関する委員会を立ち上げ、月に1度各地域の担当者が集まる場を設けています。パスワードの管理をしっかり行っているか、USBメモリーなどの外付けのメディアを適切に管理しているかなど、基本的なことについて各地域の現状を共有し、課題の洗い出しを行っています。それによって、地域ごとで情報管理に対するルールや意識に差があることもわかってきたので、その現状を踏まえ、全体的なレベルアップを図っていきたいです。

大規模な組織再編にあたり、各地域での統一的な運用は難しかったのではないでしょうか。現場の苦労点などありましたら教えてください。

東京には私をはじめ事務局の専任者がいますが、東京以外の地域はすべてPMSの担当者がほかの業務と兼任しているため、みなさん本当に大変だと思います。そのような中でも、新たにキャビネットを導入したという報告や、整理整頓の前後が比較できる写真を送ってくれるなど、どの地域も協力的に取り組んでくれています。こうした地道な取組みが各地域の管理レベルの向上に繋がっているのだと思います。合併により大きな組織となったことで、地域同士の繋がりや連携を深めていくことの大切さをより強く感じています。

必要なのは専門知識ではなく、小さなことに気づく意識

各現場の方々の協力的な様子がうかがえますが、職員への教育はどのように行っているのでしょうか。また、内部監査における工夫点がありましたら教えてください。
教育テキスト


年1回、教育テキストや啓発ビデオを利用しての教育と、テスト・アンケートによる理解度確認を実施しています。合併に先駆けて、すべての地域で初期教育も行いました。個人情報保護への理解を深めることはもちろん、改めて意識啓発を図るために、個人情報保護法とは何か、Pマーク制度とは何か、といったことから、デスク周りの整理整頓などの初歩的なレベルの教育です。

個人情報を取り巻く環境は時代と共に変化していきますので、専門的な知識も重要ですが、誰もが日々の業務の中で些細なことにも気づけることが大切だと思っています。

例えば、「これは個人情報に関わる内容だからこのように扱わなければならない」「これは個人情報ではないけれど、こんなふうに管理するべきだ」など、業務中に直面し得るさまざまな情報管理の場面で教育が役立ってほしいと思っています。また、そのような場面で判断に迷った時は、PMS事務局に相談してもらえるように組織内でコミュニケーションを取ることも意識しています。

内部監査については、監査の質を高めるために、内部監査員を対象に研修を行い、必要な知識を習得してもらっています。これまでは東京事業連合のみで行っていましたが、今後は各地域でも同じような体制を構築し、全体的に管理レベルや意識の底上げを図っていきたいと考えています。

PMSの運用について今後の目標がありましたら教えてください。

合併したばかりということもあり、いろいろなルールや規程を再構築していくプロセスの中で、まだまだ手探り状態です。大きな組織再編に伴う事業内容の変更や新システムの導入などたくさんの変化が予想されるなかでも、常にその変化に対応しながらPMSを維持していくことが、現状の課題であり目標です。

そのためには、先ほどお話ししたとおり地域同士の強い連携が必要不可欠ですので、情報を共有し、協力し合いながら一丸となって取り組んでいきたいと思っています。そうやってPMSを維持していくことが、各大学生協や加入する学生および保護者の方々からの信頼を守ることに繋がると考えています。

ページトップへ戻る