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FAQ:5.更新申請について

よくある質問カテゴリー
5-1 更新の申請
5-2 更新時の審査員
5-3 付与の有効期間中の審査
5-4 提出書類
5-5 更新申請の時期
5-6 申請する審査機関
5-7 更新辞退

5-1 更新の申請

5-1-1 更新申請時に必要な「教育と監査の実施記録」は、年度毎の実施記録の提出が必要と聞きました。
実際に提出する時期というのは定められておりますでしょうか?

「教育と監査の実施記録」は、更新申請の際に必要になります。

プライバシーマーク制度は、1年に1回以上の教育と監査を求めていますので、更新申請時には2年分の実績を提出して下さい。

5-1-2 更新申請までの期間には主に規程の改訂以外に何をすればよいのでしょうか。
委託先の監督で要求事項が現在の秘密保持契約で足りない場合は、委託規程を改定し、実際の契約も更新申請日までに全部契約のやり直しが終わっていないといけないのでしょうか?

事業者の代表者による見直しまで、PDCAを少なくとも一回りさせた上でご申請ください。

委託先との契約を新JISの要求事項に合致した契約に変更する件につきましては、少なくとも各委託先との新しい契約等の締結計画が作成されていることが必要です。

5-2 更新時の審査員

5-2-1 更新の時の審査員は、新規申請時の審査員があたるのでしょうか?

更新の審査時には、事業者との馴れ合いを排除する観点から、原則新規申請時の審査員とは別の審査員を充てます。

但し、審査のスケジュールの関係でやむを得ず同一者が担当する場合がありますが、その場合でも1名は別の審査員を担当させるように配慮しています。

5-3 付与の有効期間中の審査

5-3-1 弊社は、本年プライバシーマークを取得致しました。
次回の審査は、2年後の付与期間の満了前に受審する更新審査になるのでしょうか。

プライバシーマーク制度では付与の有効期間の内に更新の審査を行うことが原則です。

したがって、有効期間の終了する8か月前から4か月前までの4か月の間に更新申請をお願いしています。
更新申請があり次第、審査スケジュールを決定して有効期間内に更新審査を行いますが、審査が有効期間を越える場合があります。その場合は現付与を有効として取扱っています。

5-4 提出書類

5-4-1 更新申請書類の様式2006-9「監査実施サマリー」(全ての部門に実施した監査実施記録)ですが、弊社は監査部門数が多く、指定の書式に作成するのは大変です。
・そこで、様式2006-9と書式が違ってもEXCELやPDFで提出して良いか。
・もし良いのであれば、記載内容など注意点があればお知らせ願います。

EXCEL表かPDFかの形式は問いませんが、紙での提出が必須であり、電子データでの提出は必須ではありません。

教育実施サマリー、監査実施サマリーについては、当該記録及び報告書のコピーの提出でこれに代えることは可能ですが、審査機関指定様式の記入項目と同等の項目が網羅されている必要があります。

項目が多い分には特に問題ありません。

5-4-2 プライバシーマークの更新申請時には、PDCAを1サイクル回した実施した証跡が必要となるのでしょうか?

プライバシーマーク制度は、1年に1回以上の教育と監査を求めていますので、更新申請時には2年分の実績を提出して下さい。

5-4-3 提出必要書類で、教育・監査・見直し実施状況を2年分提出となっていますが、弊社は毎年4月に年度計画を立て6~8月に教育、監査、見直し等を実施しております。更新時には1年分しか無いことになるのですが、問題ありませんでしょうか。

更新申請時にご提出をお願いする実施状況は、認定有効期間内に実施されたものです。
従って、御社のプライバシーマーク登録証記載の有効期間開始日以降、更新申請書類作成時までに実施された、教育・監査・見直し実施状況のご提出をお願いします。初回認定日の関係で、更新申請時に「年度」でいう2年間とのずれが生じる場合には、実施された記録のみご提出いただくことで問題はありません。申請書類提出以降の状況は、審査時に確認させていただきます。

5-4-4 規程類・様式類など、前回審査時と改訂がない場合もすべて提出の必要がありますか。

改訂の有無に係らず、様式2006-6「PMS文書(内部規程・様式)の一覧」に列挙されたものは、すべてご提出ください。

5-5 更新申請の時期

5-5-1 更新申請は有効期間満了前、8か月以内4か月前までと記載されていますが、これは
1.付与年月日から起算
2.付与の有効期間の開始日から起算
のいずれでしょうか。

プライバシーマーク付与事業者には「プライバシーマーク登録証」をお渡ししています。

これに記載している期間が有効期間となります。したがって、2.が基点となります

5-6 申請する審査機関

5-6-1 弊社は大阪に本社を置く会社であり、まもなくプライバシーマークの更新審査を受審させて頂く予定です。
近畿地区を担当する審査機関が審査業務を開始したことから、弊社も更新申請をこの審査機関に行わなければならないのでしょうか。
弊社と致しては、前回審査を受けたJIPDECに引き続き申請したいと考えています。
また、JIPDECで更新申請を受けていただく場合、前回審査担当者を充てていただく事は可能でしょうか。

更新審査時の審査員に前回審査の審査員を割り当てるということは、事業者と担当審査員馴れ合い審査に陥る危険性を回避する観点から、別の審査員を割り当てております。

なお、今回の更新申請は可能な限り近畿地区担当の審査機関にお願い致します。

5-7 更新辞退

5-7-1 当社では、更新審査への準備を進めていますが、当社と同時期に付与認定されたグループ会社2社につきましては、プライバシーマークの使用の中止を検討しております。
もし、プライバシーマークの使用を中止する場合の申請・手続につきまして、教えてください。

プライバシーマークの付与を中止する場合は次の2つの場合が考えられますが、いずれの場合も中止する旨の手続が必要です。

  1. プライバシーマーク付与事業者が、他社へ吸収合併される等の理由で、有効期間満了前に消滅する場合
  2. プライバシーマーク付与事業者が、有効期間満了後も存続するが、更新を辞退する場合

中止又は更新辞退の旨とその理由および中止指定日を記した代表者名の書類にプライバシーマーク登録証(マーク画像の電子媒体含む)を添えて認定を受けた機関へ使用中止あるいは更新辞退の届出をしてください。
その届出を受けて中止事業者とします。
なお、プライバシーマークを有効期間満了日までご使用の場合は、登録証等は満了日以降に別途ご提出をお願いします。