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FAQ:11.現地審査について

よくある質問カテゴリー
11-1 外国会社の審査
11-2 現地審査の日程調整
11-3 指摘事項への対応期間
11-4 現地審査の工数
11-5 現地審査日の指定
11-6 現地審査時の従業者以外の同席

11-1 外国会社の審査

11-1-1 弊社の本社は米国にありますが、日本における事業は日本法人として登記して推進しており、その代表取締役は米国本社と同じ者が兼務しています。
プライバシーマークの現地審査の場合、代表へのインタビューがあると思いますが、米国在住の代表取締役に代わって、実質的な日本での責任者が代表者代行として、インタビューを受けることは可能なのでしょうか。
もし、不可能であれば英語でのインタビューはできるのでしょうか。

日本企業における実質的な責任者が、代表権を有していれば、インタビューを受けることは可能です。

代表権を有していない場合でも、代表取締役から実質的な責任者に日本における権限を委譲していることが確認できる正式な書面を提出頂ければ、対応することは可能です。

英語でのインタビューは対応ができませんので、通訳をお願い致します。

11-2 現地審査の日程調整

11-2-1 現地審査日についての通知は、現地審査予定日のどれくらい前にご連絡をいただけるのでしょうか?

現地審査日程のご連絡は1ヶ月~1.5ヶ月前に電話にてご案内申し上げます。貴社のご都合によりご連絡日程が合わない場合は調整いたします。

11-3 指摘事項への対応期間

11-3-1 プライバシーマーク付与適格性審査時に受けた「指摘事項」に関しては、3ヶ月以内に改善対応結果を再提出と伺っておりますが、その後に「再指摘事項」を受けた場合に関しては、3ヶ月と言う期限がないとお聞きしています。間違いないでしょうか

指摘事項への改善対応の報告は、「プライバシーマーク付与適格性審査の実施基準(PMK220)」2.9.2の規定により改善の指摘を送付(否認の決定)の日から3ヶ月以内に行うことができるようになっています。

したがって、ルール上は「再指摘事項」がある場合は、否認の決定をすることになりますが、実際には「再審査指摘」を受けた場合は、1ヶ月以内に改善報告書を再提出するように運用しています。

11-4 現地審査の工数

11-4-1 従業員が約4,000人で、全国展開の組織ですが、現地審査の工数はどの程度になりますか?

標準の審査時間は大規模の事業者の場合8時間を想定しています。

大規模事業者の場合、個人情報の取扱が種類、量共に多岐にわたっていることが予想されますので、そのような場合には事前に相談をして審査現場、審査時間を決定していますので、予め個別にご相談ください。

11-5 現地審査日の指定

11-5-1 現地審査日をこちらである程度指定させて頂くことは可能でしょうか?

現地審査日程は、基本的に申請の順に決めさせていただいています。決定に際しては申請事業者その間で調整をしていますので、ある程度のご希望は反映することができます。

但し、必要以上に現地審査時期を延期したいと希望する場合がありますが、これについては基本的にご希望に沿うことはできません。

11-6 現地審査時の従業者以外の同席

11-6-1 現地審査に当社の従業者以外の者を同席させてもよいでしょうか?

プライバシーマーク現地審査において、従業者以外の者の審査への立ち会いは禁止しており、行った場合には、審査機関は審査を打ち切る場合があります(「プライバシーマーク付与適格性審査に関する標準約款」第8条4項二号)。なお、ここでいう「従業者以外」とは、従業者を自称したとしても、当該事業者において直接的な雇用関係や勤務の実態がない者を指します。

11-6-2 何故、現地審査に当社と直接的な雇用関係や勤務の実態がない者を同席させてはいけないのですか?

JIS Q 15001:2006の3.1項「一般要求事項」には、「事業者は、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、実施し、維持し、かつ、改善しなければならない」と規定しています。また、3.3.4項にも「(前略)個人情報保護マネジメントシステムの実施及び運用に関する責任及び権限を他の責任にかかわりなく与え、業務を行わせなければならない。」とあります。この趣旨は、個人情報保護マネジメントシステムの運用を、事業者自らが責任を持って運用することを求めるものです。したがって、日常の運用状況を確認する現地審査において、事業者と直接的な雇用関係や勤務の実態がない者が対応することは、この趣旨に反すると考えられます。