【ご案内】当サイトの閲覧には、SSL対応のブラウザをご利用ください。⇒WEBサイトの利用について

ホーム > よくある質問と回答 > FAQ:9.申請事項の変更について

FAQ:9.申請事項の変更について

※下記「変更報告書」の提出はプライバシーマーク推進センターあるいは申請・認定を受けた審査機関宛にお願いいたします。



よくある質問カテゴリー
9-1 営業譲渡による変更
9-2 組織変更
9-3 本社移転
9-4 法人格の変更
9-5 申請事項の変更
9-6 担当の変更
9-7 更新先の変更
9-8 書類の提出
9-9 分類の変更
9-10 個人事業主における変更手続きについて

9-1 営業譲渡による変更

9-1-1 弊社の1部門を親会社へ事業譲渡することとなりました。
この場合、「変更報告書」の提出は必要でしょうか?

「変更報告書」にて変更内容(営業譲渡した事業の内容、従業者、事業所、取り扱う個人情報等)をご報告ください。

「変更報告書」様式は、下記URLよりダウンロードしてください。

https://privacymark.jp/application/change_info/index.html

もし、CPに影響がでるようでしたら、変更点、変更後のCPをお送りください。

9-2 組織変更

9-2-1 組織変更により、社長、個人情報保護管理責任者等の変更および対象事業所の増加がありました。
この場合の変更手続きにはどのような書類が必要でしょうか?
また、個人情報保護方針の代表者名は、新しい社長名に修正したほうがよいのでしょうか?

事業者名、本社住所、代表者、個人情報保護管理責任者、個人情報保護監査責任者、問合せ窓口、申請担当者、申請担当者の連絡先に変更がありましたら、「変更報告書」を提出してください。

「変更報告書」様式は、下記URLよりダウンロードしてください。

https://privacymark.jp/application/change_info/index.html

貴社の保護方針については、新社長名に変更することが必要となります。

事業所の増加については、次回更新申請時に申請書類に記載してください。

9-3 本社移転

9-3-1 Pマーク取得後、本社を移転することになりました。この場合、必要な手続きを教えてください。

「変更報告書」を提出してください。

「変更報告書」様式は、下記URLよりダウンロードしてください。

https://privacymark.jp/application/change_info/index.html

9-4 法人格の変更

9-4-1 現在の事業の組織体は「有限責任中間法人」ですが、ここ数年の内に「株式会社」に変わることが決まっています。
場所、人、事業は変わりませんが、法人格が異なる場合、プライバシーマークの付与は、法人格が変わるとともに抹消され、新しい法人で取得しなおさなければならないのでしょうか。

法人格の変更によりプライバシーマーク付与の有効性に変化はありません。

その場合は、「変更報告書」を提出してください。

「変更報告書」様式は、下記URLよりダウンロードしてください。

https://privacymark.jp/application/change_info/index.html

9-5 申請事項の変更

9-5-1 弊社ではPマーク申請後に以下の変更が発生しますが、報告する必要がありますか?
・同一ビル内でフロア移転を行います(登記簿は変更なし)
・個人情報保護管理責任者が変更になります。

「変更報告書」様式を下記URLよりダウンロードし、提出してください。

登記事項に変更がなければ登記簿をお送りいただく必要はありません。

https://privacymark.jp/application/change_info/index.html

9-6 担当の変更

9-6-1 現在、個人情報の苦情及び相談の受付方法として、当社では2箇所で登録しています。
しかし、さまざまなサービスをクライアントへ提案していく中で、1つの相談窓口の変更を検討しておりますが、更新手続きが必要でしょうか。
それとも、社内文書の変更のみで、次回の更新審査の時に、確認していただくという形でよろしいのでしょうか。

「変更報告書」の提出は不要です。次回の更新審査の時に、確認させていただきます。

9-6-2 申請担当者の変更申請をする予定なのですが、新担当者の住所を2箇所併記することは可能でしょうか。

申請担当者には、当センターより連絡(郵送、メール、FAX)をさし上げることがあります。

したがいまして、確実に連絡が取れる所を1箇所お知らせください。

「変更報告書」様式は、下記URLよりダウンロードしてください。

https://privacymark.jp/application/change_info/index.html

9-7 更新先の変更

9-7-1 現在JIPDECより審査を受け、付与いただいておりますが、別の審査機関に変更したいのですが、それに必要な書類、手続きを教えてください。

更新申請を変更先の審査機関にご提出いただくだけで結構です。

その場合、あらかじめ当該審査機関に相談して確認してください。

ただし、変更先の審査機関に申請ができるのは、当該審査機関の正会員もしくは、当該審査機関の対象地域に本社が存在していることが必要です。

9-8 書類の提出

9-8-1 「変更報告書」を提出する準備をしておりますが、登記簿の変更手続きが1か月近くかかってしまうようで、速やかに提出できない状況です。
「変更報告書」だけでも先に提出すべきでしょうか?
それとも書類がそろってからでも遅くありませんか?

変更報告書のみ先にご提出いただいても、登記簿の変更手続きが終わった後で、登記簿謄本と一緒にご提出いただいても、どちらでも構いません。

変更報告書のみ先にご提出される場合、「添付書類名」の欄に、「謄本後日提出」とお書きいただき、変更処理終了後に登記簿謄本のみご提出ください。

9-9 分類の変更

9-9-1 業種の中分類、小分類の変更は可能でしょうか。

業種分類は、総務省発行の「日本標準産業分類(平成5年版)」に基づいています。

従いまして、業務内容の変更がない場合は、付与後の業種変更に応じる事は出来かねます。

業種に関しましては、「プライバシーマーク付与申請に係る申請書類受領書」にて確認させていただいております。

この受領書に記載の通り、受領年月日より3週間以内に代表者名による申立書をお送りいただいた場合のみ、業種変更のご相談をお受けしております。

9-10 個人事業主における変更手続きについて

9-10-1 これまで個人事業主としてプライバシーマークを取得していましたが、この度法人化(法人成り)をすることとなりました。どのような手続きをすればよいでしょうか。

審査を担当した審査機関に、「変更報告書」の提出をお願いします。その場合、個人事業の「廃業等届出書」と、新設する法人の「登記事項証明書」を併せてご提出いただくようお願いいたします。

(平成28年3月1日追加)

9-10-2 個人事業主ですが、この度自宅事務所を移転するために住所を変更することとなりました。この場合はどのような手続きをすればよいでしょうか。

本店住所の変更に該当する場合には、審査を担当した審査機関への「変更報告書」に、個人事業の開業・廃業等届出書のうち事務所の住所が確認できるものを添えてご提出ください。社会保険労務士の場合、社会保険労務士連合会が発行する証明書でも可とします。

(平成28年3月1日追加)