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JIS Q 15001:2006への移行に関する措置について

このページの目次
平成18年3月17日付けで公表した移行計画の主旨
1.新JISによる認定の有効
2.旧JISの適用廃止後の旧JISプライバシーマークの扱い
3.新JISへの移行のための更新申請期限
4.新JIS移行のための教育及び監査

平成19年3月2日

平成18年3月17日付けで公表しました「JIS Q 15001:2006への移行計画」について、以下のように取り扱いますので、ご理解のうえご対応いただくようお願いいたします。

以下、JIS Q 15001:1999を旧JIS、JIS Q 15001:2006を新JISと表記します。

平成18年3月17日付けで公表した移行計画の主旨

旧JISが平成18年5月に改正されたことから、旧JISにより認定を受けている4,000社近い事業者と、新JISによる認定事業者とが並存する状況になります。並存期間をできる限り短くして新JISへの移行を進めるために移行の計画をとりまとめ公表したものです。

1.新JISによる認定の有効期間

旧JISから新JISへ移行する旧JIS付与事業者の新JISによる認定の有効期間を下記のとおりとします。旧JISによる認定の有効期間と新JISによる更新認定日(各指定機関の審査会によって認定された日)の関係により異なります。

ア.新JISによる更新認定日から第11営業日目が旧JISによる認定の有効期限以前の場合

新JISによる更新認定日から起算して第11営業日目が、旧JISによる認定の有効期限以前の場合は、新JISによる更新認定日から起算して第11営業日目より旧JISによる認定の有効期限の2年後までの期間を新JISによる認定の有効期間とします。

イ.新JISによる更新認定日から第11営業日目が旧JISによる認定の有効期限より後の場合

新JISによる更新認定日から起算して第11営業日目が、旧JISによる認定の有効期限より後になる場合は、旧JISによる認定の有効期間に連続する2年間を新JISによる認定の有効期間とします。

新JIS認定の有効期間の例

有効期間の流れ

A社(上記ア.の場合)は、平成18年の11月に旧JISで申請し、平成19年の4月に認定されました。

プライバシーマーク付与契約書では、有効期間は2年後の平成21年の4月までですが、それより前の平成20年11月19日に、旧JISの適用期間が終了してしまいます。

そこで、A社は、期限間際になると更新申請が殺到し更新認定の審査が滞る可能性があると考え、1年間前倒しにしようと、平成19年の11月に更新申請し、平成20年の4月に新JISでの認定を取得しました。

これによりA社は、新JISによる認定を取得したわけですが、前倒しして減った旧JISの分の付与期間を付け替えますので、新たな期間は、平成20年4月から平成23年4月までの3年間になります。つまり、次の更新は3年後ということになります。

B社(上記イ.の場合)も平成18年の11月に旧JISで申請し、平成19年の4月に認定されました。

B社は、担当者が交代したこともあって更新審査に時間がかかり、更新の認定を受けたときには、契約に定められた有効期間を過ぎていました。この場合、新しい期間は、旧JISの有効期限が切れた時に遡り、旧JISによる認定の有効期間に連続する2年間となります。

2.旧JISの適用廃止後の旧JISプライバシーマークの扱い

旧JISによる認定の有効期間内に新JISによる認定を受けた場合は、新JISによる認定の有効期間開始日前日まで旧JISのプライバシーマークをお使 いいただけます。旧JISから新JISへの移行審査期間中に旧JISによる認定の有効期間を過ぎた場合は、旧JISから新JISへの移行審査期間中に限り旧JISのプライバシーマークをお使いいただけます。

3.新JISへの移行のための更新申請期限

3.1 新JISへの移行のための更新申請締切日

新JISへの移行のための更新申請締切日を新JISへの移行措置期間最終日である平成20年11月19日(水)とします。

3.2 認定の有効期間によっては前倒し申請が必要

新JISへの移行のための更新申請締切日までには、新JISに対応していないすべての付与事業者は、新JISへの移行のための更新申請が必要です。旧JISによる認定の有効が平成19年3月21日以降に始まる事業者は、通常の更新可能期間(有効期限の4ヶ月前から3ヶ月前の期間)では新JISへの移行のための更新申請締切日に間に合わなくなりますので、これ以前に前倒しで申請していただくことが必要となります。

3.3 前倒し申請のお勧め

本来の更新申請可能期間(有効期限の4ヶ月前から3ヶ月前までの間)に関らず、早期にご申請いただき、新JISによる認定が得られた場合は、新JISによる認定の有効期間が2年以上になることもありますので、早期のご申請をお勧めします。また、新JISへの移行のための更新申請締切日の前2ヶ月間に、想定を超える大量の申請がなされた場合は更新認定が遅れることがあります。更新認定の遅れを避けるため、できるだけ早期にご申請いただくようお願いいたします

3.4 更新申請締切日に関する措置

新JISへの移行のための更新申請の受付に当たりましては、下記のように対応いたしますので、内容をご理解の上、申請いただきますようにお願いいたします。

1.郵送、宅配便等により送付する場合
新JISへの移行のための更新申請は、平成20年11月19日(水)以前(19日を含みます)に発送されたことが消印・発送伝票等によって客観的に確認できるものに限り受け取ります。なお、申請書類の紛失等の事態を避けるために配達記録が残る方法で送付頂きますようにお願いいたします。
2.プライバシーマーク事務局に直接持ち込む場合
平成20年11月19日(水)17時までにお持ちいただいたものを受け取ります。

3.5 受け取り後の正式受付の判断

受け取った申請書類は、当日の内にチェックをして正式に受け付けることができるか否かの判断をします。なお、直接事務所に持ち込まれた申請書類については、混乱と誤判断を避けるため、及び郵送、宅配便等により送付いただいたものとの公平性を確保するために受取窓口ではチェックをいたしません。

1.申請書類に不備が無い場合
更新申請を正式に受け付け、申請料の請求書をお送りします。
2.申請書類に不備がある場合
申請書類に不備がみられる場合は、受付の当日に宅配便にて受取人払いで発送し、申請事業者に返却いたします。

この場合、申請書類の不備を解消後、平成20年11月26日(水)以前(26日を含みます)に発送又はお持ち込みいただいたものに限り、再申請として受け取ります。

再申請のための発送が平成20年11月27日(木)以降の場合又はお持ち込みが平成20年11月26日(水)17時を過ぎた場合は、新JIS移行のための更新申請を受け付けることができません。現認定は認定有効期間を過ぎると無効となりますので、新規にご申請いただくことになります。

したがいまして、新JISへの移行が必要な事業者の皆様は、期間的余裕を十分に取って、ご申請いただきますよう、重ねてお願い申し上げます。

4.新JIS移行のための教育及び監査

旧JISによる付与事業者が新JIS移行のための申請を行うに当たっては、少なくとも、旧JISに基づいたCPと新JISに基づいたPMSの差分について、教育及び監査を行っていただいていることが必要です。