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よくあるご質問

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9.申請事項の変更手続き

1 組織変更

1-1 組織変更により、社長、個人情報保護管理責任者等の変更および対象事業所の増加がありました。
この場合の変更手続きにはどのような書類が必要ですか。
また、個人情報保護方針の代表者名は、新しい社長名に修正したほうがよいですか。

事業者名、本社住所、個人情報保護管理責任者、申請担当者、申請担当者の連絡先に変更がありましたら、「変更報告書」を提出してください。
なお、事業者名・本社住所の変更の際は、「変更報告書」に法人番号(13桁)を必ずご記入ください。

「変更報告書」様式は、下記のページよりダウンロードしてください。
各種様式ダウンロード

代表者名の変更は、審査中(新規または更新の申請から付与契約締結が完了するまでの期間)に変更が発生した場合のみ、「変更報告書」および「登記事項証明書のコピー」のご提出が必要となります。
貴社の個人情報保護方針については、代表者として当協会に登録されている代表権のある方が変更になるのであれば、新しい代表者名に変更することが必要となります。
個人情報保護監査責任者の変更、事業所の増加については、次回更新申請時に申請書類に記載してください。

2 事業所の移転

2-1 プライバシーマーク取得後、本社を移転することになりました。この場合どのような手続きが必要ですか。

登記上の本店住所が移転された場合は、法人番号(13桁)を記載のうえ、「変更報告書」を提出してください。
また、本店の移転に伴い、申請担当者の住所等も変更がある場合は、申請担当者連絡先の変更も併せて記入をお願いします。
「変更報告書」様式は、下記のページよりダウンロードしてください。
各種様式ダウンロード

2-2 個人事業主ですが、自宅事務所を移転するため住所が変更となります。この場合どのような手続きが必要ですか。

本店住所の変更に該当する場合には、審査を担当した審査機関への「変更報告書」に、以下のうちのいずれかのコピーを添付してください。
・税務署に提出した「個人事業の開廃業等届出書」の貴社控え
・日本年金機構に提出した「健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更(訂正)届」の貴社控え
いずれの場合も移転前、移転後の住所が確認でき、公的機関の受付印が押されていることが必要です。「変更報告書」の法人番号欄に事業主様の個人番号を記入することは、法令違反となりますので、絶対に記入しないでください。
なお、社会保険労務士の場合、社会保険労務士連合会が発行する証明書のコピーでも結構です。

3 法人格の変更

3-1 現在の事業の組織体は「有限責任中間法人」ですが、ここ数年の内に「株式会社」に変わることが決まっています。
場所、人、事業は変わりませんが、法人格が異なる場合、プライバシーマークの付与は、法人格が変わるとともに抹消され、新しい法人で取得しなおさなければなりませんか。

法人格の変更によりプライバシーマーク付与の有効性に変化はありませんが、法人番号(13桁)を記載のうえ、「変更報告書」を提出していただく必要があります。
「変更報告書」様式は、下記のページよりダウンロードしてください。
各種様式ダウンロード

3-2 これまで個人事業主としてプライバシーマークを取得していましたが、この度法人化をすることとなりました。この場合どのような手続きが必要ですか。

審査を担当した審査機関に、新設した法人の法人番号(13桁)を記載した「変更報告書」の提出をお願いします。その場合、個人事業の「廃業等届出書」のコピーと、新設する法人の「登記事項証明書」の原本を併せて提出してください。

4 申請事項の変更

4-1 当社ではプライバシーマーク申請後に以下の変更が発生しますが、報告する必要はありますか。

  • 同一ビル内でフロア移転を行います(登記事項に変更なし)
  • 個人情報保護管理責任者が変更になります。

申請担当者様の住所は、プライバシーマークに関するご連絡を送付する際の宛名として使用させていただきます。そのため、登記されていないビル名や階数、部屋番号なども登録いただいております。郵便等が確実に届くように、当センターにご登録いただいている申請担当者様のビル内での階数や部屋番号が変わった場合には「変更報告書」を提出してください。
また、個人情報保護管理者に変更がある場合は、「変更報告書」を提出してください。
「変更報告書」様式は、下記のページよりダウンロードしてください。
各種様式ダウンロード

5 担当の変更

5-1 現在、個人情報の苦情及び相談の受付方法として、当社では2箇所で登録しています。
しかし、さまざまなサービスをクライアントへ提案していく中で、1つの相談窓口の変更を検討していますが、変更手続きは必要ですか。
それとも、社内文書の変更のみで、次回の更新審査の時に、確認していただくという形でよいですか。

「変更報告書」の提出は不要です。次回の更新審査の時に、確認させていただきます。

5-2 申請担当者の変更申請をする予定ですが、新担当者の住所を2か所併記することは可能ですか。

申請担当者には、審査機関およびプライバシーマーク推進センターより連絡(郵送、メール、FAX)をさし上げることがあります。
したがいまして、確実に連絡が取れる所を1か所のみお知らせください。

「変更報告書」様式は、下記のページよりダウンロードしてください。
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6 書類の提出

6-1 「変更報告書」を提出する準備をしていますが、登記事項証明書の変更手続きが1か月近くかかってしまうようです。
「変更報告書」だけでも先に提出すべきでしょうか、それとも登記の変更が完了してから提出するべきでしょうか。

審査中で無い場合には、登記事項の変更手続きが終わった後で、「変更報告書」をご提出ください。
審査中に本社の移転、申請担当者様の連絡先の変更があった場合には、登記の完了を待たず、「変更報告書」をご提出ください。
なお、法務局の手続が終わった後、「国税庁の法人番号公表サイト」に変更が反映されるまでの間、プライバシーマークの登録証再発行の手続きをお待ちいただく場合がございますので予めご了承ください。

7 分類の変更

7-1 業種の中分類、小分類の変更は可能ですか。

業種分類は、総務省発行の「日本標準産業分類(平成5年版)」に基づいています。
したがいまして、業務内容の変更がない場合は、付与後の業種変更に応じる事は出来かねます。
業種に関しましては、「プライバシーマーク付与申請に係る申請書類受領書」にて確認しています。
この受領書に記載の通り、受領年月日より3週間以内に代表者名による申立書をお送りいただいた場合のみ、業種変更のご相談をお受けしています。

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