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よくあるご質問

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9.申請事項の変更手続き

1 組織変更

1-1 組織変更により、社長、個人情報保護管理責任者等の変更および対象事業所の増加がありました。
この場合の変更手続きにはどのような書類が必要ですか。
また、個人情報保護方針の代表者名は、新しい社長名に修正したほうがよいですか。

事業者名、本社住所、代表者、個人情報保護管理責任者、個人情報保護監査責任者、申請担当者、申請担当者の連絡先に変更がありましたら、「変更報告書」を提出してください。
なお、事業者名・本社住所・代表者名の変更の際は、変更登記後の登記事項証明書(原本)の提出が必須となります。

「変更報告書」様式は、下記のページよりダウンロードしてください。
各種様式ダウンロード

貴社の保護方針については、代表権が有る方が新社長に変更となるのであれば、新社長名に変更することが必要となります。

事業所の増加については、次回更新申請時に申請書類に記載してください。

2 事業所の移転

2-1 プライバシーマーク取得後、本社を移転することになりました。この場合どのような手続きが必要ですか。

登記上の本店住所が移転された場合は、登記事項証明書(原本)添付のうえ、変更報告書を提出してください。
また、移転に伴い、申請担当者の住所等も変更がある場合は、申請担当者連絡先の変更の届けもあわせてお願いします。
「変更報告書」様式は、下記のページよりダウンロードしてください。
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2-2 個人事業主ですが、自宅事務所を移転するため住所が変更となります。この場合どのような手続きが必要ですか。

本店住所の変更に該当する場合には、審査を担当した審査機関への「変更報告書」に、個人事業の開業・廃業等届出書のうち事務所の住所が確認できるものを添えて提出してください。社会保険労務士の場合、社会保険労務士連合会が発行する証明書でも可とします。

3 法人格の変更

3-1 現在の事業の組織体は「有限責任中間法人」ですが、ここ数年の内に「株式会社」に変わることが決まっています。
場所、人、事業は変わりませんが、法人格が異なる場合、プライバシーマークの付与は、法人格が変わるとともに抹消され、新しい法人で取得しなおさなければなりませんか。

法人格の変更によりプライバシーマーク付与の有効性に変化はありませんが、登記事項証明書(原本)を添付のうえ、「変更報告書」を提出していただく必要があります。
「変更報告書」様式は、下記のページよりダウンロードしてください。
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3-2 これまで個人事業主としてプライバシーマークを取得していましたが、この度法人化をすることとなりました。この場合どのような手続きが必要ですか。

審査を担当した審査機関に、「変更報告書」の提出をお願いします。その場合、個人事業の「廃業等届出書」と、新設する法人の「登記事項証明書」を併せて提出してください。

4 申請事項の変更

4-1 当社ではプライバシーマーク申請後に以下の変更が発生しますが、報告する必要はありますか。

  • 同一ビル内でフロア移転を行います(登記事項に変更なし)
  • 個人情報保護管理責任者が変更になります。

登記事項に変更がなければ登記事項証明書をお送りいただく必要はありません。
なお、当センターにご登録いただいている階数や個人情報保護管理者が変更がある場合は、「変更報告書」を提出してください。
「変更報告書」様式は、下記のページよりダウンロードしてください。
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5 担当の変更

5-1 現在、個人情報の苦情及び相談の受付方法として、当社では2箇所で登録しています。
しかし、さまざまなサービスをクライアントへ提案していく中で、1つの相談窓口の変更を検討していますが、変更手続きは必要ですか。
それとも、社内文書の変更のみで、次回の更新審査の時に、確認していただくという形でよいですか。

「変更報告書」の提出は不要です。次回の更新審査の時に、確認させていただきます。

5-2 申請担当者の変更申請をする予定ですが、新担当者の住所を2か所併記することは可能ですか。

申請担当者には、審査機関およびプライバシーマーク推進センターより連絡(郵送、メール、FAX)をさし上げることがあります。
したがいまして、確実に連絡が取れる所を1か所お知らせください。

「変更報告書」様式は、下記のページよりダウンロードしてください。
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6 書類の提出

6-1 「変更報告書」を提出する準備をしていますが、登記事項証明書の変更手続きが1か月近くかかってしまうようで、速やかに提出できない状況です。
「変更報告書」だけでも先に提出すべきでしょうか、それとも書類がそろってからでも遅くありませんか。

変更報告書のみ先に提出いただいても、登記事項証明書の変更手続きが終わった後で、登記事項証明書と一緒に提出いただいても、どちらでも構いません。

変更報告書のみ先に提出される場合、「添付書類名」の欄に、「登記事項証明書後日提出」とお書きいただき、変更処理終了後に登記事項証明書のみ提出ください。

7 分類の変更

7-1 業種の中分類、小分類の変更は可能ですか。

業種分類は、総務省発行の「日本標準産業分類(平成5年版)」に基づいています。
したがいまして、業務内容の変更がない場合は、付与後の業種変更に応じる事は出来かねます。
業種に関しましては、「プライバシーマーク付与申請に係る申請書類受領書」にて確認させていただいてます。
この受領書に記載の通り、受領年月日より3週間以内に代表者名による申立書をお送りいただいた場合のみ、業種変更のご相談をお受けしています。

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