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よくあるご質問

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6.付与契約手続き

1 契約中の手続き

1-1 付与適格決定後、契約書類はいつ送られてきますか。

JIPDEC以外の審査機関で審査を受けた事業者の場合は、各審査機関からJIPDECに「付与適格決定通知」が到着してから1週間後が契約書類一式(契約書・請求書・手続きの案内等)の到着の目安です。
JIPDECで審査を受けた事業者の場合は、審査会実施日から1週間後が契約書類一式(契約書・付与適格決定通知・請求書・手続きの案内等)の到着の目安です。

1-2 契約の手続きは、何か月以内に行えばよいですか。

契約書類一式の到着後、付与登録料のお振込みは1か月以内を目安に、契約書類は遅くとも3か月以内に返送してください。
手続きが完了しないまま付与適格決定日から3か月を過ぎますと、「プライバシーマーク付与に関する規約(PMK500)」第4条により、付与適格決定が無効となりますのでご注意ください。もしも、付与登録料のお振込みまたは契約書類の返送が遅くなる場合にはプライバシーマーク推進センターまでご連絡ください。

1-3 付与適格決定日直前に移転をしたので、届いた契約書の住所が現在のものと違ってしまいました。契約書の差し替えは必要ですか。

付与適格決定日(契約書に記載の契約日)より以前に契約書に記載される内容(社名・本社住所・代表者名)に変更があった場合は、契約書の差し替えが必要となりますので、速やかに審査を受けた審査機関宛に、変更報告書および登記簿謄本(履歴事項全部証明書)の原本を提出してください。
変更報告書を受領後、新しい住所を記載した契約書を発送します。
古い住所が記載された契約書は、新しい契約書に押印後、返送の際に同封して返却してください。なお、契約書の再発行に費用は掛かりません。
付与適格決定日(契約書に記載の契約日)以降の変更の場合は契約書の差し替えは不要ですが、変更の手続きは必要ですので、担当審査機関へ変更報告書および登記簿謄本を提出してください。

1-4 契約書・請求書を紛失してしまいました。どうしたらよいですか。

速やかにプライバシーマーク推進センターへご連絡ください。再発行の手続きをご案内します。
なお、契約書・請求書の再発行に費用はかかりません。

2 契約中の辞退

2-1 契約手続き期間中に、合併による会社消滅が決まりました。契約の辞退はできますか。

契約手続き期間中に、何らかの理由により契約が困難となった場合は、速やかにプライバシーマーク推進センターまでご連絡ください。契約辞退の手続きをご案内します。

2-2 更新審査を受けて、付与適格決定通知を受け取りましたが、その間に事業変更によりプライバシーマークが不要になりました。契約更新を辞退するので、付与登録料の支払いは不要ですか。

更新事業者の場合、更新審査中に有効期間が満了しても、「プライバシーマーク付与に関する規約(PMK500)」第10条3項により、審査中は引き続きプライバシーマークの使用を認めているため、契約辞退のお申し出をいただいた時点で次の有効期間の開始日を過ぎていた場合は、プライバシーマークの使用実績があったものとして、付与登録料(使用料)をお支払いいただいています。

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