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よくあるご質問

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5.審査

1 現地審査

1-1 現地審査日を当社である程度指定することは可能ですか。

現地審査の実施時期についてご希望がある場合、【申請様式0】の「4.アンケート」(1)に記入してください(希望月の上旬・中旬・下旬で選択できます)。所定の書類が全て提出された場合、ご希望の時期で実施できるように調整します。ただし、以下のいずれかに該当した場合、現地審査の実施時期のご希望に沿えない場合もありますので、あらかじめご了承願います。

  • 特定の時期に現地審査実施の希望が多数重なった場合(申請書の受付順(形式審査完了順)になります。)
  • 申請料のご入金が確認出来ない場合
  • 申請受理日から1か月を経過していない場合

ただし、ご希望の実施時期に沿えない場合は、別途ご相談させていただくことになります。

1-2 従業員が約4,000人で、全国展開の組織ですが、現地審査の工数はどの程度になりますか。

標準の審査時間は大規模の事業者の場合8時間を想定しています。

大規模事業者の場合、個人情報の取扱が種類、量共に多岐にわたっていることが予想されますので、そのような場合には事前に相談をして審査現場、審査時間を決定していますので、あらかじめ個別にご相談ください。

1-3 現地審査に当社の従業者以外の者を同席させてもよいですか。

プライバシーマーク現地審査において、従業者以外の者の審査への立ち会いは禁止しており、行った場合には、審査機関は審査を打ち切る場合があります(「プライバシーマーク付与適格性審査に関する標準約款」第8条4項二号)。なお、ここでいう「従業者以外」とは、従業者を自称したとしても、当該事業者において直接的な雇用関係や勤務の実態がない者を指します。

1-4 何故、現地審査に当社と直接的な雇用関係や勤務の実態がない者を同席させてはいけないのですか。

JIS Q 15001要求事項の3.1項「一般要求事項」には、「事業者は、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、実施し、維持し、かつ、改善しなければならない」と規定しています。また、3.3.4項にも「(前略)個人情報保護マネジメントシステムの実施及び運用に関する責任及び権限を他の責任にかかわりなく与え、業務を行わせなければならない。」とあります。この趣旨は、個人情報保護マネジメントシステムの運用を、事業者自らが責任を持って運用することを求めるものです。したがって、日常の運用状況を確認する現地審査において、事業者と直接的な雇用関係や勤務の実態がない者が対応することは、この趣旨に反すると考えられます。

1-5 当社の本社は米国にありますが、日本における事業は日本法人として登記して推進しており、その代表取締役は米国本社と同じ者が兼務しています。
プライバシーマークの現地審査の場合、代表へのインタビューがあると思いますが、米国在住の代表取締役に代わって、実質的な日本での責任者が代表者代行として、インタビューを受けることは可能ですか。
もし、不可能であれば英語でのインタビューはできますか。

日本企業における実質的な責任者が、代表権を有していれば、インタビューを受けることは可能です。

代表権を有していない場合でも、代表取締役から実質的な責任者に日本における権限を委譲していることが確認できる正式な書面を提出頂ければ、対応することは可能です。

英語でのインタビューは対応ができませんので、通訳をお願いします。

2 指摘事項への対応

2-1 プライバシーマーク付与適格性審査時に受けた「指摘事項」に関しては、3か月以内に改善対応結果を再提出となっていますが、その後に「再指摘事項」を受けた場合に関しては、3か月と言う期限がないということで間違いないですか

指摘事項への改善対応の報告は、「プライバシーマーク付与適格性審査の実施基準(PMK220)」2.9.2の規定により改善の指摘を送付(否認の決定)の日から3か月以内に行うことができるようになっています。

したがって、ルール上は「再指摘事項」がある場合は、否認の決定をすることになりますが、実際には「再審査指摘」を受けた場合は、1か月以内に改善報告書を再提出するように運用しています。

プライバシーマーク付与適格性審査の実施基準(PMK220)(運営要領ページへ)

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