4.更新申請
1 更新の申請
1-1 更新申請までの期間は、主に規程の改訂以外に何をすればいいですか。
事業者の代表者による見直しまで、PDCAを少なくとも一回りさせた上で申請してください。
1-2 現在A審査機関の審査を受け、付与適格決定を受けています。B審査機関に変更したいのですが、それに必要な書類、手続きを教えてください。
更新申請をB審査機関にご提出いただくだけで結構です。その場合、あらかじめB審査機関に相談して確認してください。
2 更新申請の時期
2-1 当社は、本年プライバシーマークを取得しました。
次回の審査は、2年後の付与期間の満了前に更新審査を受審するのでしょうか。
プライバシーマーク制度では付与の有効期間の内に更新の審査を行うことが原則です。
したがって、有効期間の終了する8か月前から4か月前までの4か月の間に更新申請をしてください。
更新申請があり次第、審査スケジュールを決定して有効期間内に更新審査を行いますが、審査が有効期間を越える場合があります。その場合は現付与を有効として取扱っています。
2-2 更新申請は有効期間満了前、8か月以内4か月前までと記載されていますが、これは
1. 付与年月日から起算
2. 付与の有効期間の開始日から起算
のどちらですか。
プライバシーマーク付与事業者には「プライバシーマーク登録証」をお渡ししています。
これに記載している期間が有効期間となります。したがって、2．が基点となります。
3 提出書類
3-1 更新申請時に必要な「教育と監査の実施記録」は、年度毎の実施記録の提出が必要と聞きました。
実際に提出するものは定められていますか。
「教育と監査の実施記録」は、更新申請の際に必要になります。
プライバシーマーク制度は、1年に1回以上の教育と監査を求めていますので、更新申請時には原則2年分の実績提出が必要となります。
3-2 当社はこれまで毎年4月上旬に年度計画を立て4～5月に教育、1～2月に監査と見直し等を実施してきましたが、今年度より教育は10月の実施に変更します（新入社員への教育は4月）。今回も8月に更新審査を受けたいのですが、この場合、教育については今年度分がなく1年分しかありません。問題はありませんか。
1年に1回以上の教育、内部監査、マネジメントレビューが求めていますので、更新申請時には原則2年分の実績提出が必要となります。
ただし、貴社のように教育の実施時期を変更したり、更新申請を有効期限の8か月前に提出する場合、当然ながら今年度の教育記録はありませんが、ご申請いただくことは可能です。
3-3 規程類・様式類など、前回審査時と改訂がない場合もすべて提出の必要がありますか。
改訂の有無に係らず、【申請様式6】「個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧」に列挙されたものは、すべて提出してください。
4 更新辞退
4-1 プライバシーマークの更新辞退を検討しています。更新辞退の手続等を教えてください。